Pour s’assurer que les employés ne sautent pas d’étapes dans les flux de travail, ne négligent pas les détails, ne répètent pas les tâches inutilement ou n’abandonnent pas les tâches avant leur achèvement, les entreprises établissent des processus standardisés. Ces processus métiers garantissent la conformité et la conformité dans le fonctionnement d’une entreprise. Les processus métiers doivent donc rester cohérents lors des exécutions répétitives. C’est là qu’intervient le logiciel d’automatisation des processus métier (BPA).
La plupart des entreprises utilisent aujourd’hui BPA pour gérer des éléments tels que des projets, des portefeuilles, des actifs de connaissances, des portails en libre-service et des flux de données. Les secteurs qui utilisent le plus le BPA sont les banques, les soins de santé, les télécommunications, le commerce et la fabrication.
Qu’est-ce que l’automatisation des processus métier (BPA) ?
Le BPA fait référence à la codification et à l’incorporation par programmation d’un ensemble connecté d’applications logicielles pour automatiser les processus et les flux de travail dans les services d’une entreprise sans intervention humaine manuelle. Plus que de se concentrer sur des tâches individuelles, BPA se concentre sur les processus globaux.
Bien que certains processus commerciaux tels que le remplissage de formulaires et la tenue de dossiers soient automatisés, le BPA concerne des fonctions plus avancées impliquées dans la gestion d’une entreprise, telles que le traitement de la paie ou le suivi des stocks, par exemple.
Comment fonctionne l’automatisation des processus métier ?
L’automatisation des processus métier utilise un logiciel pour automatiser les tâches répétitives qui nécessitent des efforts manuels. Il existe différentes méthodes pour automatiser les tâches, et les utilisateurs interagiront avec chaque méthode différemment.
Globalement, le BPA peut être défini comme un logiciel effectuant la même tâche à plusieurs reprises et exactement de la même manière jusqu’à ce que son utilisation soit modifiée ou supprimée.
Quel processus métier peut être automatisé ?
Il existe deux catégories de fonctions métiers : les fonctions de base et de support. Les fonctions de base sont les activités qui génèrent des revenus pour l’entreprise. C’est la principale raison pour laquelle l’entreprise existe et, espérons-le, prospère. Les fonctions de support sont des activités secondaires qui soutiennent les fonctions de base.
Les entreprises utilisent BPA pour automatiser de nombreuses étapes dans les fonctions de base et de support afin d’augmenter l’efficacité et de réduire les coûts.
Les fonctions de support sont les activités que les entreprises sont les plus susceptibles d’externaliser, d’internaliser ou de quasi-sourcer. Ainsi, BPA peut réduire ou éliminer ces coûts d’externalisation. De nombreuses entreprises utilisent le BPA pour les fonctions de support afin de pouvoir canaliser les efforts des employés uniquement vers des activités génératrices de revenus. Des exemples de fonctions, BGA inclut la prise en charge automatisée dans :
Distribution/logistique – Les exemples incluent l’acheminement, l’étiquetage et le suivi automatisés des envois.
Marketing et ventes – Les exemples incluent les e-mails marketing automatisé, les propositions de vente, le suivi des ventes et les rapports.
Services informatiques et techniques – Les exemples incluent les rapports de maintenance et d’état automatisés, les tickets et les résolutions de problèmes et les rapports automatisés en libre-service.
Tâches administratives – Les exemples incluent les fonctions RH automatisées telles que l’inscription aux avantages sociaux et le suivi de la distribution, et la paie automatisée, du suivi du temps aux calculs de retenue d’impôt et au traitement des paiements.
L’automatisation des processus robotiques (RPA), qui est un type de BPA qui s’appuie sur des « robots » logiciels configurables pour effectuer des tâches répétitives, coûte un tiers du montant d’un employé offshore et un cinquième de celui d’un employé onshore. La RPA est un sous-ensemble de BPA qui se concentre davantage sur des ensembles de tâches humaines chronophages, tandis que BPA est conçu pour remanier l’ensemble du processus composé de ces tâches.
Les professionnels du secteur financier déploient régulièrement le BPA pour améliorer l’efficacité, la conformité et la productivité. On estime que 80 % des responsables financiers utilisent actuellement ou prévoient d’utiliser la RPA, la gestion des comptes fournisseurs et des contrats étant parmi les principales applications.
Les organisations de service client sont également de grandes utilisatrices de BPA et de RPA. Selon le cabinet d’études de marché, le secteur du service client utilise couramment à la fois des « approches tactiques et à court terme pour numériser les tâches courantes des agents ». Les tâches courantes des agents incluent la récupération des données client et des journaux de conversation client sur tous les canaux, ainsi que les informations sur les produits achetés, les résolutions de problèmes recommandées pour ce produit et les scripts d’escalade (monter un client en colère vers le haut de la chaîne pour que la direction s’en occupe).
Les départements des ressources humaines utilisent généralement l’automatisation des processus métier pour simplifier et accélérer l’intégration et les outils en libre-service destinés aux employés, tels que les options d’avantages sociaux, les informations, la formation et les inscriptions.
Pourquoi l’automatisation est-elle importante ?
Le BPA améliore la conformité afin que les entreprises n’enfreignent pas les réglementations et n’encourent pas de pénalités et de frais importants. Il applique également des contrôles à une entreprise pour atténuer la fraude et le vol au sein d’une entreprise. Cela peut également accélérer les processus afin que le travail soit terminé plus rapidement et avec moins de répétitions. Pensez, par exemple, à un logiciel qui suit l’approbation d’un bon de commande par divers gestionnaires, par rapport à un employé demandant à ses gestionnaires de signer un par un.
BPA standardise également les processus métiers, ce qui peut aider à éliminer les préjugés et les préjugés que les employés peuvent apporter à une tâche donnée (par exemple, un employé des RH choisissant les candidats à interviewer par rapport à un système automatisé faisant le choix en fonction d’exigences prédéfinies). Cela réduit considérablement les erreurs (par exemple, cet employé des RH oublie d’envoyer une invitation à un entretien par e-mail.) et augmente l’efficacité. De plus, le BPA soulage les travailleurs des tâches monotones (comme l’analyse des candidatures en ligne des candidats), améliorant à la fois l’expérience des employés et celle des clients.
En fin de compte, l’automatisation rend une entreprise plus compétitive et donc plus susceptible d’être rentable. Pour plus d’informations, consultez notre site web Solution SIRH .